Come funziona la fatturazione elettronica

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La fattura fiscale: come emetterla?

Innanzitutto, sappi che per emettere una fattura elettronica bisogna possedere un software a pagamento. Questo programma offre l'opportunità non solo di emettere la fattura, ma persino di convertirla nel formato .XML che, per giunta, è anche l'unico accettato dallo SdI. Il tutto in una maniera alquanto semplice e persino veloce.

Oltre a quella del programma si può percorrere anche una via alternativa, ovvero utilizzare il programma gratuito messo a disposizione dell'Agenzia delle Entrate. A questo si aggiunge anche un software che viene rilasciato dalla Camera di Commercio: sono tutti degli strumenti oltremodo utili per emettere la tua fattura elettronica.

La scelta tra questi programma dipende in primo luogo dalla quantità delle fatture elettroniche che bisognerà emettere. Se la mole delle fatture da emettere è abbastanza alta, si consiglia di un software a pagamento oppure un gestionale. D'altro canto, se la quantità di fatture è bassa, potresti anche prendere in considerazione l'idea di utilizzare i software gratuiti. Si può anche utilizzare un gestionale di già presente all'interno dell'organico aziendale. Tuttavia, in quest'ultimo caso bisogna verificare se il programma è stato appositamente aggiornato per emettere la fattura.

Altresì il programma in questione dev'essere stato aggiornato per svolgere la conversazione. Difatti, ancor oggi non sono tanti i software che sono stati aggiornati in grado di farlo. In modo sostanziale: cambia il formato del lavoro, tuttavia i principali dati della fattura elettronica sono anche gli stessi che vengono inseriti in una qualsiasi fattura cartacea. In questo caso, però, è importante che tale documento venga firmato in modo digitale.

Per emettere la fattura elettronica bisogna inserirci alcuni dati fondamentali, così come in un qualsiasi documento fiscale digitale. Tra i principali dati che vanno inseriti spiccano i dati fiscali del cliente, tra cui il codice fiscale, la partita IVA e la ragione sociale. A questi vanno aggiunti anche degli altri dati, tra cui il codice d'identificazione del destinatario che tutt'ora risulta essere fondamentalmente molto importante per l'invio della fattura elettronica per mezzo dello SdI.

A questi si aggiungono tutti i dati che sono significativi per la fattura stessa, tra cui la data di emissione della stessa, il suo numero, l'importo complessivo per i beni e/o i servizi che sono oggetti del pagamento. Senza dimenticarsi di un altro fattore di fondamentale importanza: l'aliquota IVA. Nel caso in cui alla fattura siano state applicate alcune esenzioni, bisogna anche indicare lo Split Payment, ovvero la normativa di riferimento.

Bisogna prestare una grande attenzione al mezzo di trasmissione della fattura. Difatti, in alcuni casi è possibile che si verifichino degli imprevisti o degli errori che possono compromettere l'intero processo di emissione della fattura. Per esempio, al posto del codice identificativo del destinatario si può scegliere come mezzo di trasmissione della fattura digitale la PEC (Posta Elettronica Certificata).

In questo caso il campo codice destinatario sarà pari a 0000000, mentre sarà valorizzato un altro campo: PECDestinatario.
D'altro canto, utilizzando il servizio FTP o quello web nella fattura digitale sarà inserito il codice del destinatario. Utilizzando gli appositi software l'inserimento di tutti i dati è davvero semplicissimo da svolgere: basta soltanto un po' di tempo e attenzione.

Ovviamente la compilazione non rappresenta che una prima fase dell'emissione, poiché la fattura digitale dev'anche essere inviata al Sistema d'Interscambio. Prima d'inviare la fattura si consiglia comunque di rileggerla interamente per assicurarsi che tutti i dati siano stati inseriti in maniera corretta e non vi siano problemi o errori di sorta.

Il Sistema d'Interscambio non svolge alcun ruolo amministrativo e non assolve nemmeno a tutti i compiti relativi alla conservazione e all'archiviazione delle fatture elettronica. L'unica funzione svolta da questo sistema è quella di controllare tutte le fatture che vengono emesse e poi inviarle al cliente.

Si tratta, in effetti, di un programma completamente dedicato al controllo delle fatture; una specie d'intermezzo tra l'ente che emette la fattura e il cliente finale. Cosa verifica l'SdI? Principalmente tutte le informazioni e i vari dati che hai incluso nel documento. Altresì verifica l'autenticità delle informazioni stesse e il fatto che siano integre. Va controllata persino la tua firma digitale al fine di assicurarsi che sia valida.

Quando vengono eseguiti tutti i controlli e solo nel caso del positivo esito, la fattura viene consegnata al destinatario con tanto di ricevuta di recapito, nonché con l'ora e la data di consegna del documento. Nel caso dell'esito negativo dei controlli, invece, la fattura elettronica viene semplicemente scartata, il destinatario non riceve nulla, mentre l'emittente riceve la comunicazione del fatto che la fattura non è stata emessa.

Oltre alla posta PEC l'invio delle fatture elettroniche possono avvenire per mezzo:

  • del protocollo FTP;
  • usando il servizio di web service;
  • avvalendosi del servizio Fatture e Corrispettivi che è stato creato dall'Agenzia delle Entrate appositamente per facilitare la vita a una vasta gamma di persone.

Qualora l'invio avvenisse tramite la Posta Elettronica Certificata, la prima volta dovrà essere utilizzato un indirizzo PEC del SDI. Non appena si farà questo, il SdI comunicherà al soggetto tramite la mail l'apposito indirizzo che da quel momento in poi la persona dovrà utilizzare per svolgere gli invii successivamente. Qualora decidessi di usare un indirizzo di Posta Elettronica Certificata differente da quello che è stato assegnato direttamente dal Sistema d'Interscambio, sappi che questo non ti garantisce il buon fine della ricezione del messaggio.

Per questo è pur sempre consigliabile utilizzare solo e soltanto l'indirizzo inviato all'utente direttamente dal sistema stesso. D'altro canto, per accedere al Sistema d'Interscambio bisogna comunque essere in possesso del CNS o dello SPID.

Ricordati che il documento della fattura va sempre prodotto nel formato XML, ovvero Extensible Markup Language. Sul documento va sempre messa la firma digitale che dev'essere stata verificata precedentemente.

Il processo di emissione della fattura elettronica, insomma, non è affatto così difficile da compiere come si potrebbe pensare a prima vista. D'altro canto offre una vasta gamma di opportunità differenti!

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